Einstellungen Mandanten

1) Je nach Edition von ConnectOS können Sie mehrere Mandaten verwalten. Ein Mandant spiegelt in der Regel Ihre Firma wieder.

2) Ein neuer Mandant lässt sich mit dem Menüpunkt “Neuer Mandant” anlegen. Definieren Sie dazu einen entsprechenden Namen und die Rechtsform für diesen Mandanten.

3) Die Einstellung eines Mandanten lassen sich durch Anklicken des entsprechenden Namens verändern. Im oberen Bereich lässt sich der Mandant umbenennen oder löschen.

4) Darunter können Sie ein Logo für diesen Mandanten einfügen. Dieses Logo wird in den unterschiedlichsten Bereichen wie zum Beispiel bei Angeboten, Rechnungen oder Projektaufstellungen verwendet. Das Logo sollte eine Größe von 350 x 200 Pixel haben.

5) Der Public Key dient nur zur Anzeige und ist für die interne Verschlüsselung mancher Daten notwendig.

6) Die allgemeinen Einstellungen betreffen die Anschrift, UID Nummer und Kontaktdaten.

7) Unter zugewiesene Benutzer werden alle Benutzer aufgelistet, welche diesem Mandanten zugewiesen sind. Mit dem +-Symbol können Sie weitere Benutzer diesem Mandaten zuweisen.

8) Am unteren Ende lässt sich ein GPG Schlüsselpaar für diesen Mandaten erstellen, um E-Mails von diesem Mandaten Signieren und Verschlüsseln zu können.

9) Unter dem Reiter Projekte können Sie Standard Projekte definieren. Standard Projekte werden automatisch bei jedem Kunden- Adressbucheintrag angelegt.

10) Im Bereich weitere Projektfelder können zusätzliche Felder angelegt werden, die der Benutzer bei einer Projektbuchung auswählen und befüllen kann.

11) Im Bereich “Projekte Standardordner” lassen sich Standardordner für das Dokumentenmanagementsystem unter den Projekten definieren.

12) Einstellungen für das ERP-Modul finden sich unter dem Reiter “ERP” wieder. Die ERP Einstellungen regeln die Vergabe der Vorgangsnummer für Angebot, Rechnung und sonstige Schriftstücke. Darunter kann die Nummernvergabe für Kunden und Lieferanten definiert werden. Wenn ein anderer Text für EU-Lieferungen und EU-Leistungen gewünscht ist, kann dieser ebenfalls hier verändert werden.

13) Der Text für die ERP Bezugszeichenzeile lässt sich unter “ERP Bezugszeichenzeile”definieren.

14) Unter “ERP E-Mail Einstellungen” lassen sich speziell für Vorgänge wie Angebot oder Rechnung aus dem ERP die Absenderadresse, der Absender Anzeigename und die entsprechenden Signaturen verändern.

15) Im Reiter Finanzen befinden sich alle relevanten Einstellungen bezüglich der Finanzbuchhaltung. Hier definieren Sie, ob es sich bei Ihrer Firma um einen IST-Versteuerer oder um einen Soll-Versteuerer handelt, wann Ihr Wirtschaftsjahr beginnt, welches Finanzamt für Sie zuständig ist und wie Ihre Steuernummer lautet. Der Paragraph 6 Absatz 1 Z lässt sich hier ebenfalls definieren. Zum Abschluss speichern Sie noch Ihre geänderten Daten.

16) Über den Reiter Import/Export können Sie Kunden, Lieferanten und Artikel sowohl exportieren als auch über eine Textdatei importieren. Eine Musterdatei für die entsprechenden Spalten finden Sie über den Punkt Musterdownload

17) Im Reiter Email Signaturen können Sie den Text verändern, welcher bei einer neuen Chat Nachricht an den Benutzer versendet wird. Weiters können Sie die entsprechende Signatur einpflegen, welche beim Versand über die Mandanten-E-Mail Adresse verwendet wird.