DMS
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Connect ermöglicht Ihnen einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Ihre Daten. Dafür haben wir die bewährte Struktur Ihres Dateiservers im Unternehmen aufgegriffen und zu einem DMS ausgebaut, welches viele interessante Funktionen beinhaltet.
Bereiche
Das DMS Modul ist in mehrere Bereiche unterteilt. Einen privaten Bereich, wo nur der Anwender selbst Zugriff hat und einen Bereich für jedes Team. Alle darin befindlichen Daten sind verschlüsselt. Nur Sie und berechtigte Anwender haben die Möglichkeit, Daten zu lesen. Private Daten sind nur von der jeweiligen Person, sowie Team Daten nur von den jeweiligen Team Mitgliedern entschlüsselbar.
Struktur
Ordner dienen dazu, die Dateien strukturiert abzulegen. Auch hier ist die Verwendung von Tags möglich. Durch eine Dateiversionierung lassen sich frühere Versionen von Dateien über einen Klick anzeigen. Weiters lassen sich Dateien für Änderungen sperren, um anderen Anwender zu signalisieren, dass gerade an einer neueren Version gearbeitet wird.
Beschlagwortung
Durch Beschlagwortung und optionale Beschreibungen sind Dateien leicht auffindbar. Diese Metadaten lassen sich einfach mit anderen Modulen in ConnectOS verknüpfen. Eine zukünftige Volltextsuche ermöglicht es, nach Wörtern oder Mustern in Dokumenten zu suchen.
Dateifreigabe
Mittels Knopfdruck geben Sie Dateien für externe Kontakte frei. Diese sind für die Dauer einer definierten Zeitspanne per Link und einem optionalem Kennwort abrufbar. Die Funktionsweise ähnelt der von OneDrive oder Owncloud bzw. NextCloud. Der Unterschied besteht darin, dass in ConnectOS Ihre Daten verschlüsselt sind und auch hier das zentrale Adressbuch für Kontakte verwendet werden kann.
Datenintegration
Das Dokumentenmanagementsystem intergriert sich auch in andere Module von ConnectOS. Beispielsweise können Sie über das Post Modul direkt auf Daten im DMS zugreifen, welche Sie sodann als PN oder E-Mail versenden können. In einer späteren Version ist auch die Integration der Daten als Laufwerk unter Windows oder als Mountpoint unter Linux angedacht. Die Daten selbst werden auf einer S3 Schnittstelle gespeichert. Dabei definieren Sie selbst, wo sich diese befindet. Unsere hauseigene S3 Schnittstelle https://www.eitea.at/s3/ speichert mindestens drei Kopien jeder Datei, um jeglichen Ausfall der Hardware zu kompensieren.